(0) список баз можно задать общий для пользователей, а по умолчанию базы у каждого пользователя в его папке хранятся.
Тут подробно расписали https://habr.com/ru/post/179405/
Я в итоге пошел другим путем: почистил у всех пользователей все списки баз и написал свой лаунчер.
И теперь централизовано управляю списком доступных баз для каждого пользователя. https://catalog.mista.ru/public/957659/