(0) Не указана платформа. Независимо от платформы используй ОбработчикОжидания и рули сам признаками и сообщениями. Вплоть до завершения работы с базой.
Пример такого решения - в ТиС есть справочник Блокнот, который показывает выбранному пользователю в выбранное время. Изначально можно было отправить напоминание всем или только себе.
В восьмерке можно нарисовать свой бизнес-процесс с оповещением нужных пользователей - там точно не промахнешься. Можно халепить и по подразделению - всё в твоей фантазии.
Есть целая статья в Базе Знаний.
http://kb.mista.ru/article.php?id=79
Попутно:
RDP сообщения для пользователей 
